Klauzula informacyjna w związku z kontaktem
z administratorem z art. 13 i 14 RODO
Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych dla osób, którzy kontaktują się z administratorem (Kuehne+Nagel sp. z o. o.) za pośrednictwem poczty elektronicznej.
- [Administrator i dane kontaktowe] Administratorem danych osobowych jest Kuehne+Nagel spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gądkach, ul. Spedycyjna 1, 62-023 Gądki, wpisana do rejestru przedsiębiorców, prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000549292, NIP 7792429566, BDO 000040559, kapitał zakładowy: 14 868 550,00 zł.
- [Kontakt z administratorem] Z administratorem można skontaktować się za pośrednictwem poczty tradycyjnej pod adresem ul. Krakowiaków 34, 02-255 Warszawa lub mailowo pod adresem: knpl.iodo@kuehne-nagel.com.
- [Cele i podstawy prawne przetwarzania] Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach, w oparciu o następujące podstawy prawne:
a) w celu prowadzenia korespondencji, w tym udzielenia odpowiedzi na wiadomości za pośrednictwem poczty elektronicznej - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Administratora, jakim jest udzielenie odpowiedzi na zapytanie, utrzymywanie kontaktu z osobami zainteresowanymi działalnością Administratora, terminowe prowadzenie wszelkiej komunikacji w związku z prowadzoną działalnością, dbanie o jakość współpracy z klientami i kontrahentami oraz innymi zainteresowanymi stronami), a ewentualnie także:
b) w celu zawarcia i wykonania umowy, której stroną jest osoba fizyczna działająca we własnym imieniu – na podstawie m.in. 6 ust. 1 lit. b) RODO, gdyż przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wykonania w/w czynności oraz do podjęcia na Pana/Pani żądanie działań przed zawarciem umowy;
c) w celu zawarcia i wykonania umowy w odniesieniu do strony innej niż osoba fizyczna z uwagi na prawnie uzasadniony interes Administratora, jakim jest kontaktowanie się za pośrednictwem osób wskazanych do kontaktu/reprezentowania/wykonania umowy (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
d) w celu obsługi reklamacji, w tym podjęcia działań zmierzających do rozpatrzenia reklamacji, a także związanych z jej realizacją, gdyż:
-
przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wykonania w/w umowy (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO) lub
- po ustaniu umowy lub w braku umowy, z uwagi na prawnie uzasadniony interes Administratora, jakim jest rozpatrzenie reklamacji osób zwracających się do Administratora z roszczeniami lub zapytaniami (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO) lub
- w ramach wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w przypadku konieczności rozpatrywania reklamacji klientów w związku z powszechnie obowiązującymi przepisami (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z właściwymi przepisami, w szczególności przepisami kodeksu cywilnego lub ustawy – prawo przewozowe);
e) w celu wykonania przez Administratora obowiązków prawnych wynikających z przepisów prawa mających zastosowanie do jego działalności, w szczególności podatkowych i rachunkowych oraz wynikających z innych przepisów regulujących działalność administratora (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO);
f) w celu archiwizacji dokumentacji i komunikatów, w tym korespondencji wytworzonych przez Administratora w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, z uwagi na jego prawnie uzasadniony interes, jakim jest niezbędność udokumentowania dowodów prowadzonej działalności m.in. zgodnie obowiązującymi przepisami oraz wykorzystania archiwizowanego materiału w celu dochodzenia, ustalenia czy obrony przed roszczeniami (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).
4. [Źródła oraz kategorie danych osobowych] Dane osobowe zostały pozyskane bezpośrednio od nadawcy korespondencji lub zostały przekazane przez nadawcę korespondencji w jej treści albo przez Pani / Pana pracodawcę/zleceniodawcę/mocodawcę. W niektórych sytuacjach dochodzi do pozyskania danych reprezentanta ze źródeł publicznych (rejestry publiczne, strona internetowa, itp.). Zakres przetwarzanych danych obejmuje zasadniczo: imię i nazwisko, stanowisko lub funkcję, adres e-mail, numer telefonu, nazwę i dane kontaktowe firmy oraz treść prowadzonej korespondencji.
5. [Odbiorcy danych] Administrator ma prawo przekazywać Pana/Pani dane osobowe innym odbiorcom, jeśli będzie to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania, tj.: podmiotom, które świadczą na rzecz Administratora usługi wsparcia IT, w tym obsługę i serwisowanie systemów informatycznych, hosting danych i usługi chmurowe, naszym upoważnionym pracownikom i współpracownikom, operatorom pocztowym i kurierom, kancelariom prawnym, audytorom, bankom, ubezpieczycielom, podmiotom odpowiedzialnym za archiwizację lub niszczenie danych, spółkom z grupy Kuehne+Nagel w wewnętrznych celach administracyjnych (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
6. [Przetwarzanie poza EOG] Co do zasady Administrator nie przekazuje Pana/Pani danych osobowych do państwa trzeciego (tj. państwa nienależącego do Europejskiego Obszaru Gospodarczego). Gdyby miał się odbyć taki transfer Pana/Pani danych osobowych odbędzie się na podstawie standardowych klauzul ochronnych (na podstawie art. 46 ust. 2 lit. c) i d) RODO) lub na podstawie innego mechanizmu, który jest zgodny z prawem i legalizuje taki transfer oraz zapewni odpowiednie gwarancje ochrony danych osobowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawnymi. Transfer do Stanów Zjednoczonych może odbyć się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z dnia 10.07.2023 r., stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych osobowych zapewniony w ramach ochrony danych UE-USA (art. 45 RODO).
7. [Okres przechowywania danych] Dane osobowe będą przetwarzane przez czas prowadzenia korespondencji. Po tym czasie dane osobowe będą przetwarzane przez okres określony przepisami dotyczącymi przedawnienia roszczeń, o ile wcześniej nie zostanie wniesiony skuteczny sprzeciw wobec takiego przetwarzania. W przypadku zawarcia lub realizacji umowy, Administrator będzie przetwarzał dane osobowe przez czas trwania umowy, a po tym czasie będą przetwarzane przez 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy lub rachunkowy, chyba że dłuższy termin będzie wynikał z przepisów prawa lub okresów przedawnienia roszczeń.
8. [Prawa podmiotów danych] Przysługuje Panu/Pani prawo żądania od Administratora dostępu do danych osobowych Pana/Pani dotyczących, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych. Przysługuje Panu/Pani prawo do złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w celu realizowania prawnie uzasadnionych interesów Administratora, przy czym prawo sprzeciwu nie będzie mogło być wykonane w przypadku istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Pana/Pani interesów, praw i wolności.
9. [Prawo wniesienia skargi do organu] Na działania Administratora przysługuje Panu/Pani skarga do właściwego organu nadzorczego w szczególności w państwie swojego zwykłego pobytu, swojego miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia. W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
10. [Dobrowolność podania danych] Podanie przez Panią/Pana danych osobowych w ramach prowadzonej korespondencji jest dobrowolne, ale niepodanie danych uniemożliwia kontaktowanie się z Administratorem za pośrednictwem poczty elektronicznej. Podanie danych wskazanych przez Administratora jako niezbędne do zawarcia umowy jest warunkiem umownym, a konsekwencją ich niepodania będzie brak możliwości zawarcia lub realizacji umowy. Podanie niektórych danych (np. związanych z rozliczeniem wynagrodzenia) może być wymagane przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa.
11. [Profilowanie] W stosunku do Pana/Pani nie będą podejmowanie czynności polegające na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.